📝 To-do list : comment bien s’en servir et être vraiment efficace ?

La to-do list est devenue en peu de temps un essentiel à l’organisation. Ça n’est pas qu’elle n’existait pas avant, mais elle n’avait pas ce nom générique qu’on lui donne maintenant. Et elle est maintenant inscrite profondément dans notre façon d’agir. Noter ce qu’on doit faire est une évidence (on a tellement à faire !), et ça commence tôt (coucou le cahier de texte d’enfant).

Bref, peu importe ton système d’organisation, tu te sers forcément d’une to-do list, ou de quelque chose qui s’y apparente.

Mais est-elle vraiment efficace ? Ou alors, elle te sert à te flageller parce que tu n’as encore rien coché aujourd’hui ? Je t’embarque pour voir ensemble comment ta to-do peu t’aider réellement et de manière efficace !

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Trouver le bon support pour ta to-do list

Comme souvent quand on parle d’organisation, il faut choisir son support. Plutôt physique ou numérique ?

Selon les outils à ta disposition, tes préférences, tes goûts … Plein de choix s’offre à toi !

Si tu as du mal à choisir, plusieurs questions à te poser pour t’aider :

– Dois-tu partager cette to-do list ? (avec un·e membre de ta famille, un·e employé·e, un·e collègue, …)

– À quel moment dois-tu consulter cette to-do, et quel outil tu aura plus facilement sous la main ?
(au réveil pour une to-do perso, une fois à ton bureau pour le pro …)

– Préfères-tu écrire ou taper, qu’est-ce que tu retiens le mieux ? As-tu besoin d’avoir ton outil sous la main facilement ?

Par exemple, j’ai une mémoire visuelle, c’est pour ça que j’ai fini par garder mon bullet journal pour mon côté perso, et que j’y insère mes tâches pro. Mes to-do persos sont dedans également, alors que ma master list pro est sur mon Notion (je t’en parle plus bas).
 
J’ai aussi sur Notion une to-do que je partage avec mon chéri, pour les choses à faire chez nous (et aussi les courses, les listes de cadeaux).
 
J’aime écrire à la main, et je retiens mieux ce que je me suis totalement appropriée (y compris avec mon écriture, comme c’est le cas pour mon bullet journal). J’utilise néanmoins Notion en guise de contrôle et de planificateur (typiquement, pour le contenu, c’est plus pratique pour moduler les articles et les posts sur un calendrier).
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Créer ta master to-do list

La master to-do list, c’est la reine des to-do. Le but, c’est de déverser toutes les tâches que tu dois et devra faire dessus.

Un projet à mettre en place : divise le en tâches et place-les ici ! Une habitude à créer : tu peux aussi mettre ça là ! Un objectif à atteindre : note sur la master to-do liste chaque action à mettre en place pour y arriver ! À noter, pour les projets et les objectifs, n’hésites pas à les noter ailleurs dans ton système d’organisation. ^^

La master to-do list, c’est une liste gigantesque sur laquelle vider ton cerveau. Y compris des choses à faire dans plusieurs années, une idée farfelue apparue sous la douche, bref, tout tout tout ! Enfin, toute action qui ne sera faite qu’une seule fois : dehors les routines pour le moment, elles trouveront leur place plus tard dans le processus 😉

Ensuite, le but est de catégoriser chaque action. Tu peux alors le faire comme tu préfères : par domaine de vie (pro, perso, santé physique, santé mentale), par objectifs,

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Mettre en place une to-do list quotidienne

La to-do liste quotidienne est cruciale à mon sens.

Voilà comment elle se construit :

  • on commence avec les tâches à accomplir chaque jour (j’avoue que je zappe ça, je sais qu’elles sont mes tâches quotidiennes… 🙄)
 
  • ensuite, les tâches sélectionnées dans la master to-do list. le mieux est de les choisir selon la priorité et les deadlines (j’ajouterai aussi sur ton niveau de stress quand tu y penses – le plus ça te stresse, le plus tôt ça doit dégager !-)
 
  • on ajoute ensuite les évènements et autres rendez-vous, les choses qui ont une date et une heure
 
  • au besoin, on ajoute les éléments d’une routine à mettre en place (top quand on veut se créer une habitude)
 
  • et on pense à mettre à jour la liste d’un jour sur l’autre, de préférence la veille pour ne pas se faire surprendre le matin (on reporte ce qui n’a pas été fait, on coche ce qui est fait, etc.)
 
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Accomplir les tâches

Pour accomplir des tâches, j’adore me référer à la matrice d’Eisenhower. C’est un petit tableau ou tu classes tes tâches en 4 cases, selon leur importance et leur urgence.

Ce qui donne :
– on commence par les tâches importantes et urgentes : à traiter en priorité numéro 1 !
– ensuite, les tâches importantes mais non-urgentes : à planifier
– puis les tâches non-importantes mais urgentes : à déléguer
– on termine avec les tâches non-importantes et non-urgentes : à supprimer (/abandonner/laisser mourir selon les versions)

Et ensuite, on applique la méthode habituelle pour faire une tâche, selon ce qui te convient : mettre un timer (pomodoro style), éliminer les distractions (adieu les réseaux sociaux, la musique, etc.), et on coche la tâche une fois accomplie (mon moment favori !).

Mais alors, pour ce qui n’a pas été fait ? Tout baigne, on planifie pour plus tard !

Le but c’est de faire les tâches à un moment, pas d’en accomplir le plus possible en une seule journée !

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Mettre tes to-do à jour

Encore un principe de base avec les to-do : la mise à jour !

De préférence chaque soir, reprendre la to-do liste quotidienne, noter ce qui a été fait, reporter ce qui ne l’a pas été.

Je dis chaque soir, car découvrir le lendemain matin qu’on a un appel ou un rendez-vous à la première heure, ça n’est jamais plaisant … 🙄

Donc, reprendre la to-do quotidienne chaque soir (si tu ne le fais pas au fur et à mesure dans la journée.

Et pour la master list, il suffira de la mettre à jour au besoin, pour suivre l’avancement d’un projet,

Voilà à mon sens une super façon de se servir des to-do listes, sans trop de pression,

et en avançant jour après jour sur tes projets et tes objectifs.

Et toi, adepte des to-do lists ?

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